Privacyverklaring Dorpsbelangen Meerstad opgesteld op 27-02-2021 

vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. datum

 

Dorpsbelangen Meerstad is een vereniging die voor, en met, inwoners in het groeiende dorp Meerstad de leefbaarheid vergroot. Dorpsbelangen Meerstad is namens de inwoners een gesprekspartner voor derden.

 

Wij bewaren persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens van onze leden, (oud)bestuursleden, sponsoren en medewerkers van relevante organisaties. Daarnaast hebben we, vanwege onze functie als belangenbehartiger, soms ook gegevens van dorpsbelangenorganisaties of derden die geen lid van ons zijn. De gegevens die wij

bewaren zijn vaak voornaam, achternaam en e-mailadres. Ook bewaren wij soms aanvullende gegevens: telefoonnummer, adres en functie (bijvoorbeeld voorzitter, secretaris, penningmeester of bestuurslid). Zie ook de gegevensmatrix in de bijlage van dit document.

 

Als wij een adreswijziging ontvangen dan verwijderen wij de oude gegevens. Voor onze

administraties (waar ook persoonsgegevens in voorkomen) hanteren wij de wettelijke

bewaartermijnen. Soms bewaren we belangrijke en/of opvallende stukken langer dan deze

termijn vanwege historisch belang.

 

De wet

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de privacywet en stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:

  • Toestemming voor het verwerken van de gegevens
  • Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens
  • Beveiligen van de gegevens
  • Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens
  • Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

 

Met welk doel en op welke grond van recht worden persoonsgegevens verwerkt

Het bestuur verwerkt gegevens van: vrijwilligers, deelnemers, incidentele partners en medewerkers van samenwerkende organisaties. De gegevens die in ieder geval bewaard worden zijn: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Aanvullende gegevens: bankrekening, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), geboortedatum en functie, worden bewaard mits deze worden doorgegeven door betrokkenen. Zie ook de gegevensmatrix in de bijlage van dit document.

 

Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt op rechtsgrond van:

  • toestemming: de betrokkenen worden gevraagd toestemming te geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, na geïnformeerd te zijn over de doeleinden waarvoor de gegevens nodig zijn en hun rechten.
  • overeenkomst: met vaste vrijwilligers, gebruikers en huurders worden contracten/overeenkomsten opgesteld om afspraken over o.a. vergoedingen, werkzaamheden, data, termijnen, prijzen, huisregels enz. vast te leggen.



De persoonsgegevens worden bewaard om te gebruiken voor vrijwilligerscontracten, verhuurcontracten, het sturen van een attentie voor verjaardagen, geboorten, ziekte en andere bijzondere gelegenheden, aanvraag voor VOG, declaraties en andere administratieve handelingen. Daarnaast ook om in contact met elkaar te staan i.v.m. planningen en ander werk gerelateerde onderwerpen.

 

Toestemming

Bij aanmelding als vrijwilliger, huurder of gebruiker, het inschrijven voor een van onze activiteiten, of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met het privacy beleid. 

Door akkoord te gaan met dit privacy beleid geeft de betrokkene toestemming voor het feit dat de het bestuur van Dorpsbelangen Meerstad persoonsgegevens verwerkt voor de in dit document genoemde doeleinden. 

 

Bescherming van de persoonsgegevens

De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben. De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene.

 

Bewaartermijn van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn: 

  • zolang de betrokkene vrijwilligerswerk in of Dorpsbelangen Meerstad doet, langdurig of   incidenteel
  • zolang de betrokkene samenwerkt met mensen van Dorpsbelangen Meerstad
  • zolang de betrokkene in contact met mensen van Dorpsbelangen Meerstad staat

 

Zodra er een wijziging van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijderd. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms worden interessante stukken langer bewaard dan deze termijn vanwege historisch belang.

 

Verwerking van persoonsgegevens

Dorpsbelangen Meerstad verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:

  • Microsoft Word (administratie)
  • Microsoft Excel (financiële administratie)
  • Google drive (opslag)
  • Jouwweb (website + mailbox)

 

Beeldmateriaal

Het komt regelmatig voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto’s en video’s gemaakt worden waar personen op staan. Deze worden, met toestemming van betrokkenen,

gebruikt in de communicatie bijvoorbeeld op de website, sociale media of de nieuwsbrief.

Betrokkenen hebben geen recht op een vergoeding voor het gebruik van foto’s en video’s.

 

Cookies

De website van Dorpsbelangen Meerstad maakt gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat deze naar behoren werkt. Met deze verzamelde informatie wordt bijgehouden welke onderdelen van de website het meest populair zijn. Dit geldt voor onze website www.dorpsbelangenmeerstad.nl 



Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft recht om:

  • eigen gegevens in te zien
  • eigen gegevens te laten wijzigen
  • vergeten te worden
  • geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens
  • eigen gegevens over te dragen aan derden
  • toestemming voor verwerking van eigen gegevens in te trekken

 

De betrokkene kan bij het bestuur van Dorpsbelangen Meerstad terecht voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens. 

Wanneer de klachten van de betrokkene niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij het bestuur van Dorpsbelangen Meerstad.

Mochten de klachten van de betrokkene alsnog niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Datalekken

Dorpsbelangen Meerstad doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur van Dorpsbelangen Meerstad.

 

Wijzigingen privacyverklaring

Dorpsbelangen Meerstad behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te verkrijgen bij het bestuur en te raadplegen via de website van Dorpsbelangen Meerstad.

 

Contactgegevens

Dorpsbelangen Meerstad

Langs de erven 217

9613AW Meerstad

E-mail: info@dorpsbelangenmeerstad.nl

Website: www.dorpsbelangenmeerstad.nl 




Bijlage: gegevensmatrix

In de onderstaande matrix is te zien welke gegevens wij mogelijk van onze diverse relaties kunnen bewaren.